Effektiv kommunikation
March 29, 2011
Exempel på bra och dåligt med Powerpoint
March 29, 2011

Använd PowerPoint rätt, så här gör du

Är PowerPoint det största otyg som någonsin drabbat presentationstekniken eller är det faktiskt riktigt bra? Frågan ställs ofta, riktigt ofta. Oftast följer därefter en het debatt om fördelar och nackdelar kring PowerPoint vilket till slut resulterar i att ingen är mer eller mindre överens och allt återgår till det vanliga.

Problemet med frågan är att den är felställd. Det handlar inte på något sätt om PowerPoint, det handlar om personen som använder PowerPoint. Jag har personligen sett fullständigt katastrofala presentationer men också trollbindande fantastiska presentationer. Bägge med hjälp av PowerPoint.

Saker är alltså den att presentatören måste lära sig mer om hur han/hon ska använda PowerPoint. Men det är inte bara hur presentatören relaterar sig till PowerPoint som hjälpmedel utan det har minst lika mycket att göra med utformningen av PowerPoint-presentationen.

Hur du använder PowerPoint rätt
Det första och största felet då bör undvika är att titta in i projektionsduken där din PowerPoint är avbildad genom kanonen. Du ska i princip aldrig titta på duken. Dina ögon är allt för viktiga och ska ha sitt fokus på åhörarna. Ett tips för att lyckas med detta är att du ställer upp en bärbar dator framför dig och delar skärmen genom att trycka på Funktionstangenten (Fn) och sen antingen F5 eller F8 beroende på modell. Du får nu en bild på den bärbara datorn och en bild på duken. Du kan snabbt slänga ett öga på den bärbara datorns samtidigt som du pratar med och ser åhörarna i ögonen.

Laserpennan är ett annat lustigt fenomen som tappra presentatörer gärna använder. Låt blir med det. Om du inte har en robotarm eller en omänskligt stadig hand kommer laserpunkten att hoppa ofrivilligt fram och tillbaka på duken. Momenten leder inte till fokus utan snarare distraktion hos åhörarna.

Rör dig. Stå inte still som en pinne. Gå runt, använd ditt kroppsspråk. Lev dig in i PowerPointen. Visar du för tillfället en kurva eller en stapel? Gestikulera och visa hur stor eller hur liten den är. Försök bli mer sammanbunden med din PowerPoint och du kommer att fängsla dina åhörare ännu mer.

Bygg din PowerPoint rätt
Här finns oändligt mycket att tänka på. Vi kan dela in det i följande fem sektioner.

Färger
Använd homogena färger. Max 6 olika variationer. Tänk dig att färgerna ska smälta in i varandra. Om du tittar på färgväljaren i PowerPoint så försök välja färger i sidled så att du får samma nyansstyrka på dem.

Använd även rätt färger till rätt ändamål. Grönt är positivt och symboliserar tillväxt. Rött är negativt och symboliserar varning eller uppmärksamhet. Grönt, Brunt och ljusblått symboliserar vardaglighet och en moderat presentation. För mycket vitt skapar ett tråkigt kliniskt intryck medan för mycket svart skapar ett hemlighetsfullt och skumt intryck

Typsnitt
Tänk på att använda tydliga teckensnitt. Arial är ju förvalet i PowerPoint och skapar enligt mig ett ganska tråkigt intryck. Försök hitta ett typsnitt som är enkelt, tydligt och som du själv inte sett så ofta i presentationer. De två bästa typsnitten (tydligast för skärmen är). Calibri och Verdana men de allra flesta tyspnitt som ingår i familjen ”grotesk” går bra att använda

Struktur
Skapa din presentation. Du kanske kom fram till 30 bilder? Kapa det till en tredjedel. Tänk minimalistiskt. Din presentation handlar inte på något sätt om PowerPoint utan om dig som presentatör. Bilderna ska du bara ha som stöd och du behöver sällan 30 bilder. Använd i stället andra hjälpmedel som Whiteboard och blädderblock för att skapa lite variation i din presentation.

Den främsta regeln av alla för att skapa en kvalitativ PowerPoint är att du följer regeln “max 7 punkter per bild”. Det innebär max 7 ord, max sju bilder, max sju siffror vad det än är. Det är alltså egentligen tabu att skriva hela meningar och ibland fullständiga stycken som ibland kan upplevas. Det är också då presentationen får stämpeln ”death by PowerPoint”. Tänk minimalistisk!

Bilder
Enhetlighet och betydelse är nyckelorden här. Alla bilder i din presentation bör vara enhetliga. Du ska alltså helst inte kombinera vanliga fotografier med lite clipart och sen kanske några designbilder du laddat hem från Internet. Allt handlar om att skapa så lite förvirring för åhörarna som möjligt – det gör du genom enhetliga bilder.

Nyckelordet “betydelse” är nästan ännu viktigare och det bör gälla för ALLA bilder du använder i din presentation. Bilderna ska ge stöd och kraft till det du säger och de punkter du infogat i bilden. Ingen bild ska vara betydelselös utsmyckning – det är menlöst och förvirrande

Animationer
Begränsa dina animationer. I mina presentationer använder jag enbart animationen ”ta fram”. Den måhända vara tråkig men det är inte jag. Poängen är alltså den att PowerPoint i sig inte på något sätt, överhuvudtaget ska vara underhållande. Det ska du vara. Lämna de andra animationerna till personer som inte vill ha åhörarnas fokus eller uppmärksamhet. Varför de finns där överhuvudtaget är för mig ett mysterium.

18 Comments

  1. Annika says:

    Jag ska hålla en presentation på universitet och ska då redovisa mina referenser (till vetenskapliga artiklar) på varje PP. Det vill säga ofta fler författare och långa krångliga artikelnamn och tidskrifter. Räcker det med första författare, et al? Ska årtal för publikation vara med? Hur gör jag?
    Försöker leta på nätet men hittar inget vettigt…ska redovisas enligt “vedertagen standard” (Vancouver, Harvard?). I slutet av presentationen har jag sedan fullständig referenslista.

    Tacksam för tips!

    • Hej Annika!

      Jag har inte sett någon generell regel för om det är ok eller inte ok att ta bort vissa författare eller årtal. Min tanke är att alla detaljerna och personerna angivna i referensen bidrar till att öka ethos (förtroende) för studien. Så jag skulle tipsa dig om att behålla referensen så komplett som möjligt MEN lägga den i relativt liten text (9-11 i storlek) och att du gör den kontrastlös, exempelvis grå färg om du har vit bakgrund. Viktigt är också att du placerar referenserna på samma ställe med samma formatering på varje sida.

      Om du inte har sett min föreläsning “How To Avoid Death By PowerPoint” så kika på den för lite mer inspiration och tankar: https://www.youtube.com/watch?v=Iwpi1Lm6dFo

      Lycka till!

  2. Gerda Söderlund says:

    Hej,
    och stort tack för din utmärkta föreläsning på TEDx! Vore fantastiskt om ni kunde arrangera praktiska onlinekurser i pp utifrån dina teorier. Är det kanske på gång?
    Under punkt 4, när du pratar om kontraster i TEDx föreläsningen, så tipsar du om att gråa/tona ner all data t.ex. i en siffertabell som man INTE pratar om för att maximera åhörarnas fokus. Verkligen effektfullt! Jag lyckas dock inte fullt ut få till detta när jag själv försöker, bl.a. via effektalternativ. Är jag helt ute och vimsar eller är det här någonstans denna funktion finns?
    Mvh Gerda

  3. Jenny Larsson says:

    Hej
    Jag ska hålla 30 min presentation. De första 5 går åt till presentation av mig och introduktion, de sista 5 går åt till frågor, så 20 min effektiv prat-tid. Hur många bilder är rimligt? Hur få som minst och hur många som max?
    MVH
    Jenny

    • Hej Jenny!

      Det finns ingen sådan begränsning, det skulle vara som att säga att en bok får inte ha fler än X antal sidor för då är det en dålig bok. Du bör ha så många slides som du behöver. Begränsningen ligger däremot i hur mycket du får ha på varje slide. Titta gärna på min TEDx föreläsning här så får den en mer detaljerad beskrivning och bevisning: https://www.youtube.com/watch?v=Iwpi1Lm6dFo.

      Lycka till!

      /David

  4. Ingeborg Höök says:

    Tack för en mycket bra sida. Jag läser och inser att den pp presentation jag just nu håller på med är ett utmärkt exempel på alla fel du ber oss undvika. När jag håller föreläsningen är jag känd för att trollbinda folk och då är bilderna väldigt få och består mest av dokumentära bilder. Nu ska jag göra en presntation som jag ska lägga ut som en webbföreläsning, jag lägger på en speaker till bilderna. jag vill ha snygga bilder. vet du vart jag kan vända mig med min röriga presentation och köpa tjänsten av någon som jobbar igenom den så att det ser snyggt och proffsigt ut? Vem (om någon) jobbar med sådant?

  5. Sofie Gustavsson says:

    Hej!
    Använde senast Powerpoint i ett lättare gymnasiearbete för flera år sedan och ska nu göra en powerpointpresentation av resultat för enheter i olika kommuner där varje fråga ska redovisas. Jag har fått en PDF-fil där resultaten finns , vilken kommun det gäller och hur många män och kvinnor som svarat. Hur ska man lägga upp det så att powerpointen inte blir kaotisk?

    • Hej Sofie!

      Så jag kan framför mig se hur du har 1 kolumn för kommunen, en kolumn för antalet män som svara och en kolumn för antalet kvinnor som svarat. Så 3 kolumner. Vilket i sig ju inte är rörigt, det som kan bli rörigt är om det är massor med kommuner. Om så är fallet så skulle jag använda kontrasteffekten, d.v.s. gråa ut de som du inte vill fokusera på och göra de du vill fokusera på i en tydligare kontrast. Alternativt Tar du en Sverigekarta och fyller i kommunens område med två färger, en som representerar männen och en som representerar kvinnorna. Det tar klart längre tid men skulle kunna bli bra.

      Det bästa när du visar komplexa slides och dom måste vara komplexa är att innan du visar sliden så säger du “Nästa slide visar en rätt häftig sammanställning av XXX men den innehåller samtidigt rätt mycket information så jag kommer att slå på den så får ni spender 30 sekunder i tysthet att tolka den, sen går vi igenom den tillsammans”.

      Lycka till!

  6. Tina Cho says:

    Hej,
    Jag behöver tips kring hur kan man skapa en presentation som är omfattande med en hel del processkartor och fakta och tillvägagångssätt i hur vi har genomfört ett projekt. Hur tycker du jag kan forma denna presentation (med tanke på 7-bilders relgeln? Några program du kan tipsa för att skapa “mindre tråkiga” processkartor?

    Tack och hälsning// Tina

    • Hej Tina!

      För att förenkla uppfattningen av processkartor och annan typ av omfattande information skulle jag jobba med kontrast- och storlekseffekten som du kan se mer av min YouTube-video här: LÄNK.
      Ett smart sätt att jobba med processer är att ha ett holistiskt hjälpmedel som https://prezi.com/ – det regerar när det kommer till sådan typ av information.
      Slutligen är jag inte insatt i 7-bilders regeln men om du syftar på att man bara får ha 7 bilder i sin presentation så är sådana regler verkligen idiotiska. Det är som att säga att en bok inte får ha mer än 10 sidor för då är den dålig eller otydlig. Du kan även se ett exempel på vad jag menar där i YouTube-länken ovan.

      Lyckat till!

  7. Sara Svensson says:

    Hej!

    Jag skall hålla ett föredrag och utnyttjar då PowerPoint som presentation. Undrar jag vilken textstorlek som är lämplig att använda så att deltagarna ser vad som står.
    Typsnittet som jag använder är Calibri.

    Med vänlig hälsning
    Sara S

    • Hej Sara!

      Det är svårt att sätta en generell regel på det då det hänger på hur stor duken är, hur långt i från publiken sitter, om det är en ung eller äldre publik, vilken kontrast du använder på typsnittet. Men förutsatt att du har stark kontrast vitt mot svart eller svart mot vitt så skulle jag personligen lägga typsnittsstorleken från 20 och uppåt till 100 i vissa fall.

  8. Johanna Adolfsson says:

    Hej!

    Finns det någon kurs i presentationsteknik och/eller och Powerpoint du kan rekommendera? Jag kan lite om Powerpoints funktioner men jag tycker ditt synsätt är intressant. Några tips?

  9. Pernilla Lindmark says:

    Hej!
    I denna “Använd PowerPoint rätt, så här gör du” skriver ni “Den främsta regeln av alla för att skapa en kvalitativ PowerPoint är att du följer regeln “max 7 punkter per bild”. Det innebär max 7 ord, max sju bilder, max sju siffror vad det än är. Det är alltså egentligen tabu att skriva hela meningar och ibland fullständiga stycken som ibland kan upplevas. Det är också då presentationen får stämpeln ”death by PowerPoint”. Tänk minimalistisk!”
    och undrar var kommer den fakta då ni skriver att “max 7 punkter per bild” från?
    Jag har läst en projektlednings kurs där jag även då fick höra detta, men skulle gärna vilja veta var denna fakta kommer från ursprungligen. Har det gjorts en undersökning på detta eller hur vet en detta?
    Föreläsaren jag hade visste ej var detta kom från.

Din e-postadress kommer inte att publiceras med kommentaren.

*