Är PowerPoint det största otyg som någonsin drabbat presentationstekniken eller är det faktiskt riktigt bra? Frågan ställs ofta, riktigt ofta. Oftast följer därefter en het debatt om fördelar och nackdelar kring PowerPoint vilket till slut resulterar i att ingen är mer eller mindre överens och allt återgår till det vanliga.

Problemet med frågan är att den är felställd. Det handlar inte på något sätt om PowerPoint, det handlar om personen som använder PowerPoint. Jag har personligen sett fullständigt katastrofala presentationer men också trollbindande fantastiska presentationer. Bägge med hjälp av PowerPoint.

Saker är alltså den att presentatören måste lära sig mer om hur han/hon ska använda PowerPoint. Men det är inte bara hur presentatören relaterar sig till PowerPoint som hjälpmedel utan det har minst lika mycket att göra med utformningen av PowerPoint-presentationen.

Hur du använder PowerPoint rätt
Det första och största felet då bör undvika är att titta in i projektionsduken där din PowerPoint är avbildad genom kanonen. Du ska i princip aldrig titta på duken. Dina ögon är allt för viktiga och ska ha sitt fokus på åhörarna. Ett tips för att lyckas med detta är att du ställer upp en bärbar dator framför dig och delar skärmen genom att trycka på Funktionstangenten (Fn) och sen antingen F5 eller F8 beroende på modell. Du får nu en bild på den bärbara datorn och en bild på duken. Du kan snabbt slänga ett öga på den bärbara datorns samtidigt som du pratar med och ser åhörarna i ögonen.

Laserpennan är ett annat lustigt fenomen som tappra presentatörer gärna använder. Låt blir med det. Om du inte har en robotarm eller en omänskligt stadig hand kommer laserpunkten att hoppa ofrivilligt fram och tillbaka på duken. Momenten leder inte till fokus utan snarare distraktion hos åhörarna.

Rör dig. Stå inte still som en pinne. Gå runt, använd ditt kroppsspråk. Lev dig in i PowerPointen. Visar du för tillfället en kurva eller en stapel? Gestikulera och visa hur stor eller hur liten den är. Försök bli mer sammanbunden med din PowerPoint och du kommer att fängsla dina åhörare ännu mer.

Bygg din PowerPoint rätt
Här finns oändligt mycket att tänka på. Vi kan dela in det i följande fem sektioner.

Färger
Använd homogena färger. Max 6 olika variationer. Tänk dig att färgerna ska smälta in i varandra. Om du tittar på färgväljaren i PowerPoint så försök välja färger i sidled så att du får samma nyansstyrka på dem.

Använd även rätt färger till rätt ändamål. Grönt är positivt och symboliserar tillväxt. Rött är negativt och symboliserar varning eller uppmärksamhet. Grönt, Brunt och ljusblått symboliserar vardaglighet och en moderat presentation. För mycket vitt skapar ett tråkigt kliniskt intryck medan för mycket svart skapar ett hemlighetsfullt och skumt intryck


Typsnitt
Tänk på att använda tydliga teckensnitt. Arial är ju förvalet i PowerPoint och skapar enligt mig ett ganska tråkigt intryck. Försök hitta ett typsnitt som är enkelt, tydligt och som du själv inte sett så ofta i presentationer. De två bästa typsnitten (tydligast för skärmen är). Calibri och Verdana men de allra flesta tyspnitt som ingår i familjen ”grotesk” går bra att använda

Struktur
Skapa din presentation. Du kanske kom fram till 30 bilder? Kapa det till en tredjedel. Tänk minimalistiskt. Din presentation handlar inte på något sätt om PowerPoint utan om dig som presentatör. Bilderna ska du bara ha som stöd och du behöver sällan 30 bilder. Använd i stället andra hjälpmedel som Whiteboard och blädderblock för att skapa lite variation i din presentation.

Den främsta regeln av alla för att skapa en kvalitativ PowerPoint är att du följer regeln "max 7 punkter per bild". Det innebär max 7 ord, max sju bilder, max sju siffror vad det än är. Det är alltså egentligen tabu att skriva hela meningar och ibland fullständiga stycken som ibland kan upplevas. Det är också då presentationen får stämpeln ”death by PowerPoint”. Tänk minimalistisk!
Läs mer om vad John Sweller och hans forskarlag har upptäkt kring för mycket information i PowerPoint

Bilder
Enhetlighet och betydelse är nyckelorden här. Alla bilder i din presentation bör vara enhetliga. Du ska alltså helst inte kombinera vanliga fotografier med lite clipart och sen kanske några designbilder du laddat hem från Internet. Allt handlar om att skapa så lite förvirring för åhörarna som möjligt – det gör du genom enhetliga bilder.

Nyckelordet "betydelse" är nästan ännu viktigare och det bör gälla för ALLA bilder du använder i din presentation. Bilderna ska ge stöd och kraft till det du säger och de punkter du infogat i bilden. Ingen bild ska vara betydelselös utsmyckning – det är menlöst och förvirrande

Animationer
Begränsa dina animationer. I mina presentationer använder jag enbart animationen ”ta fram”. Den måhända vara tråkig men det är inte jag. Poängen är alltså den att PowerPoint i sig inte på något sätt, överhuvudtaget ska vara underhållande. Det ska du vara. Lämna de andra animationerna till personer som inte vill ha åhörarnas fokus eller uppmärksamhet. Varför de finns där överhuvudtaget är för mig ett mysterium.