7 tips för en ultimat konferens

Jag har precis haft den stora äran och nöjet att under två intensiva dagar genomföra konferenscoachning för Hiab AB på Tylösand Spa och hotell. När vi var klara insåg jag hur fantastisk den här årliga konferensen har blivit. Om jag skulle betygsätta den landar vi på en 8:a, vilket är skyhögt jämfört med det svenska genomsnittet som brukar ligga på en 3:a, även för konferenser där 5-10 miljoner har plöjts ner i förberedelser. Nästa år sätter vi de sista detaljerna för att nå en 10:a.

Här följer ett framgångsrecept till alla er konferensplanerare:

1. Coachning av presentatörerna. Alla som skulle presentera samlades dagen innan och fick en eller två personliga coachningar. De fick genrepa sina presentationer och få feedback live i den verkliga konferensmiljön.

1. Genomgång av allas PowerPoint-presentationer. Inför konferensen skickade samtliga presentatörer sina PowerPoint-filer till oss, och vi gick igenom varje slide och gav specifik feedback på hur de kunde göra innehållet ännu mer träffande. Alla presentationer fick en röd tråd och ett gemensamt budskap.

1. Dynamiska hjälpmedel (blädderblock) och statiska (PowerPoint). Lokalen utrustades med dubbla blädderblock och megapennor så att alla kunde se vad som skrevs och ritades. Blädderblock är dynamiska och kan påverkas av publiken, vilket kryddar presentationen. På båda sidor om scenen fanns dukar för PowerPoint-bilder.

1. Föredragshållarvy på scenen. 9 av 10 konferenser erbjuder inte detta som standard, man får helt enkelt kräva det. En TV på scenen visar aktuell bild, kommande bilder och hur lång tid man presenterat. (Anteckningar kan visas men rekommenderas inte.)

1. "Dagis" för mobiltelefonerna. Vid entrén fick alla som ville lämna in sin mobil. Telefonerna lades i plastpåsar, sorterades i bokstavsordning och låstes in i ett rum där de fick leva loppan á la Toy Story. Alla chefer skulle obligatoriskt lämna sin telefon, vilket skapade en direkt positiv kulturell effekt.

1. Inga program. På platserna låg inga tryckta program, bara anteckningsblock och pennor. Frånvaron av program upplevdes som skön, den skapade flexibilitet för det som var viktigt just då. Konferensen blev dynamisk i stället för statisk.

1. En bra ljudanläggning. Sist men inte minst behövs riktigt bra ljud. När talarna kom upp spelades matchande musik, och under pauser och tankeövningar spelades musik som bevisligen producerar dopamin, ett välmående- och motivationshormon som spär på positiva känslor och leenden.